De bureaucraten!

The Economist wijdde op 31-12-2015 een artikel aan ‘The mad world of travel visas’. Hier een illustratie.

CHAPITER I: De online application

Ik: (FH) per mail aan Indiase ambassade:
Good morning Mr./Mrs. Ambassador,
I am applying on your website for a visa to India for the end of July but encounter some problems.
My details:
Temporary Application ID: xxxXXXxxxyyy
Temporary Application ID : yyyXXyyyX
Temporary Application ID: zzz-y-xyz
Applicant Name:-AA AAA AAAAA
Application Id: -NL11111
(I do not know which one is valid, so I submit them all.)
Passportnumber: XXXX1111YZ
In the end of the online application process I was supposed to get a question at which date/time/place I would like to submit my biometric data and pass photo etc. But unfortunately I did not get that question.
I called 070-7508327 and mailed the service provider info@blsindia-nl.com to this effect.
But they kept me waiting to the extent that the telephone operator cut the line. This happened about seven times. My mails were not answered. Also no automated confirmation of their reception.
So I am a bit in disarray and am asking for your kind assistance.
I would very much like to have the opportunity to submit the necessary items on 04/05/'15 at the designated office at Rotterdam. If that is impossible 05/05/15 is a good alternative.
Please note: I will visit India with my wife and two daughters plus a friend, they all have to apply individually but might encounter the same problem. Could you please be so kind to give them a shortcut?
Thanks in anticipation of your kind assistance,
Frank Höppener

Addendum: when submitting my application ID and passportnumber to check for the status of my application, the system does not recognise them, which however it is supposed to do. So there is no way to make contact at all.
Regards,
Frank Höppener

(Geen reactie.)

Na een paar uur:
FH:
To: info@blsindia-nl.com (= de visa-agency.)
Subject: Make appointment for visa
Good afternoon,
By telephone I can't reach you, so I try email.
I made a visa application for India this morning. In the end of the process I expected a question when I could make an appointment to submit photographs and biometric data etc. But in no screen I got that question.
Could you please make an appointment for me and my wife preferably on 04/05 (or if that is impossible on 05/05) in Rotterdam to this effect?
Thanks in advance,
Frank Höppener


Ambassade (BLS):
Dear Mr. Hoppener,
Thank you for your e-mail.
Please be informed that due to an Indian holiday last Tuesday we were closed.
If you would like to book an appointment please visit our website to make an appointment online. You may also visit our service center at Laan van Meerdervoort 51, The Hague from Monday to Friday between 09:00 to 14:30 hrs. without making an appointment. Please check our holiday list on our website first before booking an appointment.
We hope that we have informed you sufficiently.
With kind regards/Met vriendelijke groet,
BLS Customer Service team
info@blsindia-nl.com

(Dit leek op de KIR-methode: de kluit-in-riet-methode. Wat hier ontbreekt is de mededeling dat een afspraak alleen via een bepaalde website kan en moet. Wat overigens knap vreemd, klantonvriendelijk en volstrekt onlogisch is omdat je namelijk al online op hun website ZIT om het aanvraagformulier in te vullen. Waarom je daar dan uit moet en naar een àndere website verkassen om de afspraak te maken…??? Incredible India, zullen we maar zeggen.
Heel de verwarring hieronder komt voort uit de voordurende onduidelijkheid op dit punt. Als je het achteraf wéét, stáát het er eigenlijk wel, maar onduidelijk; zeker omdat het onlogisch is. En je gelooft ook niet dat ze weigeren de tijd voor twee personen die uit Twente komen enigszins te combineren.)

FH:
To BLS customer service team,
Thank you for your quick reply.
Please make an appointment for me and my wife in Rotterdam at 04-05-2015.
Please note that when I enter my details (application number + passport number) the system somehow does not recognize me. Has something eventually gone wrong? I can't check it from here. Please be so kind to check on my behalf. For completeness sake I will copy/paste my details hereunder once more.)
It would be very convenient as well if you could give us a list of the necessary items for our appointment.
Thanks in anticipation for your kind assistance,
Frank Höppener



BLS:
Dear Mr. Hoppener,
Thank you for your e-mail.
Please be informed that all applicant needs to their own appointment online. Unfortunately we are not able to book an appointment on your behalf.
With kind regards/Met vriendelijke groet,
(Misverstand door het woord ‘own’. Wat is de mededeling: ieder voor zich, of ‘online’?)

FH:
Dear service team,
Thanks for the info.
Sure, appointments have to be made individually. Clear. But how do we realise that my wife and I can come more or less at the same time? We have to travel from Twente region all the way to Rotterdam. No doubt you will understand that it would be quite cumbersome to have us travel for an appointment on a different day.
Of course my wife will make an appointment on her own behalf, but coordination of date and time would be very welcome.
As you did not react on my other point, I copy/paste it hereunder.
* Please note that when I enter my details (application number + passport number) the system somehow does not recognize me. Has something eventually gone wrong? I can't check it from here. Please be so kind to check on my behalf. For completeness sake I will copy/paste my details hereunder once more.)
* It would be very convenient as well if you could list the necessary items for our appointment.


BLS:
Dear Mr. Hoppener,
Thank you for your e-mail.
Please be informed that one slot is meant for one applicant for 10 minutes. It is not possible to submit two application under one appointment. If you would like to submit your application together please visit our application center, The Hague at Laan van Meerdervoort 51 between 09:00 to 14:30 hrs. without making an appointment. This means that the appointments which has been made already needs to be cancelled online first.

FH:
Thanks for the info.
I meant to ask YOU to arrange two subsequent slots; one for me; one for my wife.
Thanks in advance,

BLS:
As per previous e-mail, we do not have the capability to arrange a slot for you. Appointment slots needs to be book by the applicant itself.
(Zelfde misverstand als hierboven herhaald: ‘the applicant itself’.)

FH aan reisgenoten:
De bureaucraten!
Willen we nog wel gaan??
F

FH aan BLS:
yes of course, That is obvious. My wife will make an appointment on her own behalf. Sure. The only thing I ask from you is some compassion as we have to travel with two persons from the other side of the country, just for the appointment. It cannot be so difficult to arrange two subsequent slots on 04/05/15, is it?




BLS:
As per previous e-mail one slot is for one application. another option is, is to submit your application in The Hague without making an appointment at Laan van Meerdervoort 51 between 09:00 to 14:30 hrs.
(Grrrrr.)

FH:
I KNOW one slot is for only one applicant. The only thing I ask for is your coordination of time for 2 (TWO) subsequent slots.


BLS:
Kindly provide us your telephone number in order to explain the process in clear order.


FH aan reisgenoten:
Beginnen jullie met die onwil van de visa-instantie een beetje in de gaten te krijgen hoe het er in India aan toe gaat? Bereid je voor.
Nog een wonder dat de economie daar groeit...!
Kortom: een plek verder van de Westerse wereld weg dan dáár zul je nergens vinden. Misschien op de maan.
Het avontuur begint nu al....;-)

FH aan BLS:
OK,
074-2771016
0647388798
(But I honestly cannot think of any difficulty preventing my wife and I showing up at more or less the same time at your office.)


FH: (na een nietszeggend telefoontje van BLS waarin ze alleen in herhalingen vielen):
Dear Customer Service Team,
After having had contact by telephone I realized that we forgot to make an appointment for the 4th of May at your office at Rotterdam. Could you please formalize such an appointment?
Regards, thanks in advance,
Frank Höppener


BLS:
Thank you for your e-mail.
We would like to inform you that as per the holiday list from our website we are open on 4th May 2015.

FH:
Good day Customer Service,
That is good to hear.
But can you make an appointment for me?


BLS:
Unfortunately we are not able to book an appointment for you.

FH aan reisgenoten:
En zo ging dat nog een hele poos door. Steeds van die antwoorden waar je niet mee opschiet. Nog te beroerd om een regel méér te besteden aan het antwoord. ZEG dan: 'maak de afspraak op de website'. Tot uit-ein-de-lijk die mededeling kwam. Hadden ze dat niet meteen kunnen zeggen?

BLS:
If you click here you will see our holiday list which contains the days that we are closed. Regarding the second content. This content was since 1st of March 2014 that all applicant needs to book an appointment online for our application centers in Amsterdam and Rotterdam.
If you would like to schedule your appointment on 4th May please visit our website to book an appointment.

(Ein-de-lijk duidelijkheid!)




Chapiter II: DE AFSPRAAK

Marijke per app aan reisgenoten na een reis vanuit Twente naar BLS Rotterdam:
GEEN VISUM! Reden 1: het visum gaat per meteen in en loopt 3 maanden, dus dan verloopt het op 5 aug terwijl we nog in India zijn. Marthe, jij moet dus ook datum verzetten als je volgende week al wilde afhalen.
Reden 2: er stonden wat ‘fouten’ (hun terminologie) in het aanvraagformulier. Ze wilden niets ter plekke corrigeren.
Frank stuurt een uitgebreide mail met onze ' fouten'. Wij zitten enigszins verbijsterd, weggestuurd als kinderen, aan de koffie bij Hopper.
Marijke.
(NB: later bleek dat de door BLS gegeven informatie ook nog eens onjuist was. Je kunt wel degelijk een ingangsdatum aangeven.)

FH: Gewoon als kinderen weggestuurd. NIET een ingangsdatum willen wijzigen, NIET een naamscorrectie, NIET een 'verkeerde' visumcategorie willen wijzigen. (‘You made a mistake!’)
Alles is hen teveel. Gewoon terug naar huis.

Marthe:
Omg dat meen je niet!!
Ok dan verzet ik de afspraak
Super bizar, het staat volgens mij nergens
En je moet ook gewoon aangeven wanneer je vertrekt op dat formulier.

Marij:
Klopt. Hij zegt dat het wél ergens staat op de website. Maar wáár?

Marthe:
Jezus. Wat is dat met die o en 0

Marij:
Zijzelf waarschuwen je niet, of checken niet. Verbeteren mag niet. Ze sturen je gewoon terug naar huis.

Frank:
Let er ook op dat al je voornamen er staan

Marthe:
Shit, weet niet of ik dat heb
Kut kan ik het ingestuurde nog wijzigen!

Marij:
Ik had een nul in mijn paspoortnummer. En heb op het scherm gecheckt wat ik moest invullen, of het een o of 0 is.

Frank:
Iets wat al ingestuurd is wijzigen, kan niet. Je moet helemaal opnieuw beginnen. Kost al gauw een uurtje.

Marthe:
Oke dan doen ze niet moeilijk dus
Wat een kutzooi

Marij:
Ja.
Er is vanaf half juni de mogelijkheid van 'visa upon arrival'. Niet doen! Dan staat een heel vliegtuig in de rij om biometrische gegevens te laten afnemen.

Frank:
Midden in de nacht na 10 uur vliegen

Marij:
Volgens Frank kun je NIETS verwachten van de efficiëntie of zelfs maar klantvriendelijkheid in India.

Frank:
QED

Simon:
Woow
Echt heel vervelend voor jullie!
Wat klote zeg

Frank:
Laten we het een 'exotic experience' noemen.

Marij:
Marthe, jij denkt dat het soepel is dat je nóg eens mag apply-en, maar eigenlijk is het een bewijs van hun verregaande onverschilligheid. Ze houden niet in de gaten of je al ge-applied hebt. Ik vroeg of ze mijn onlineformulier konden sturen zodat ik het om kon vormen, gaf mijn application ID, antwoord: apply maar opnieuw!!!
We zitten nog steeds flabbergasted aan de koffie.

Marthe:
Ja snap ik. Rot dat je daarvoor de reis maakt...
Ik denk dat ik week vrij neem om de visa application te doen en dan na de derde keer zal t wel een keer lukken

Frank:
- Oh god, nou hebben we vergeten te vragen of de pasfoto's goed zijn. Precies 5,1 x 5,1 cm, witte achtergrond, frontaal en niet lachen!
- Bij de vraag over ‘Citizenship’: ze bedoelen je sofinr.
- Vraag: previous visits to India: Ik ben pakweg tien keer eerder in India geweest, maar vul in ‘nooit’.
- En hebt u een schoolgaand kind dat mee gaat? Zórg voor een verklaring van school dat het echt ècht ècht in de vakantieperiode naar India wil reizen.
Waar bemoeien ze zich mee!

Marthe:


Marijke:
Ik stuur jullie per mail info over toevoegingen bij de visumaanvraag. Er moet een kopie recent bankafschrift bij zijn (met salarisbijschrijving) 500 euro in de plus, en een verklaring dat je echt een toerist bent en nies anders wil doen dan dát. Werkgeversverklaring. Dat weten we nu pas. Ik stuur jullie de sites.

Marijke:
Via de Anwb kun je bemiddeling bij een visum krijgen. Je moet via zoeken naar 'visum India' het Anwb kantoor invullen waar je naar toe zult gaan en dan krijg je info van VisumDirekt met alles wat je nodig hebt. Op die site staan een boel extra formulieren die je zou moeten aanleveren. Ik weet niet of dit verplicht is, of dat het gewoon voor de zekerheid is. De visumdiensten spelen op safe om afwijzing te voorkomen.
Ik heb verder wat gegoogled op 'ervaringen visum India' en kwam op een site van Bezielen, met Nieuws uit 2014, en daar vond ik ook wat je extra nodig hebt/ had.
Inmiddels heb ik begrepen wat een visumdienst voor je kan doen. Ze vertellen in 'begrijpelijke taal', (dit is een uitdrukking die vaak terugkomt! ;-) welke formulieren en papieren je nodig hebt, checken je papieren vooraf op fouten en minimaliseren zo de kans dat je teruggestuurd wordt. Als je ver van een visumdienst zit, en niet alsmaar weggestuurd wilt worden, is dit zeker een optie

FH:
Het bizarre is dat je dit niet wordt verteld, zélfs niet als je komend uit Hengelo naar Rotterdam bij de visumdienst onverrichterzake wordt weggestuurd omdat iets anders 'niet in orde was' (en je niet ter plaatse mag corrigeren.) Volgens mij proberen ze je zó te chicaneren dat je wel gebruik moet maken van de urgentie-'service' in Den Haag waarvoor je natuurlijk diep in de buidel moet tasten.



FH:
En wéér wat geleerd! Dames Höppener, vul het formulier in met je naam als Hoeppener. De ö kan hun systeem niet aan en maakt er O van. FOUT!!! (De dame achter de BLS-balie: 'It is not my fault that you did it wrong.') Dus ik in Den Haag naar de - uiteraard Indiase - buurman-internet café, application form opnieuw invullen. Kosten 15,- cash! Daar leeft die man van.
Nu 'OK'!!!

Andere fout, van BSL Rdam: visa gaat in niet op datum dat je bent goedgekeurd, maar op datum van afgifte. Daar gaat een week overheen. Opsturen kost €25,-.
Dus moest ik nu een handgeschreven brief maken voor de ambassade met het verzoek om ofwel 5 maanden te verlenen ofwel issue date na 11/06 te leggen. En ik moest ook nog schrijven waarom ik een double entry wil.
Die ö > oe was door BLS Rdam óók niet verteld overigens. Wat een onverschillige lummel.
Dat je dat handgeschreven briefje ter plekke mag doen is al ont-zet-tend soepel!
Ik dacht dat ze me gewoon weer terug naar Hengelo zouden sturen.

Oh ja, voor als jullie gaan: het kantoor sluit om 14:30 uur. Ik arriveerde daar even voor 13:00. Er was 1 wachtende voor me, dus die tijd lijkt nog niet zo slecht. Maar met dat gedoe en dat opnieuw invullen van de application form in het internetcafe was ik pas net voor sluitingstijd klaar. Anderhalf uur nodig dus. Ze zien er geen been in je naar huis te sturen.
Dus heb je zaken in orde. Bankafschrift met saldo werd gevraagd. Verklaring 'Ik ben slechts een toerist', niet.

Zo heb ik dus in totaal zes keer opnieuw het application form ingevuld.



FH:
Ik zou email krijgen als ‘t visum klaar.
Nope.
Belde BLSIndia.
'U hebt een sms gehad'
Nope.

Afhalen betekent 3-e reis Hengel- Den Haag / Rotterdam.



FH aan een sportschoolvriend die ook naar India vertrok:
Let op: ze schrijven ergens dat je je voorlopige Application ID moet opschrijven. DOE DAT! Anders 90% kans dat je alles weer opnieuw moet invullen.
(Ik heb dit formulier zes keer opnieuw moeten invullen, en ben drie keer naar het westen van NL moeten reizen.
Dadelijk een lijst met wat je paraat moet hebben.

Op het formulier moet je een ‘Reference in India’ invullen: ze willen per se een naam. Als je in het formulier verder gaat heet die ineens 'Sponsor'!!!!

Blijkt dat ik in tegenstelling tot wat online wordt beweerd, geen optie heb gekregen om een afspraak te maken voor ophalen visum op een bepaalde dag. Ik bel: Antwoordapparaat: 'The embassy is closed. You can reach us the following working day.' Het is dinsdag 14/-4 om 12:30 uur!
Als ze middagpauze hebben, zouden ze toch een andere mededeling op moeten nemen.
Bureaucraten!



Hier hoor je het eens van iemand anders: een arts die vrijwillig operaties uitvoert:

Op de Indiase ambassade in Den Haag werd ik eens onbeschoft behandeld door een ambassade medewerker, toen ik mijn bussiness visum kwam aanvragen.
Ik kreeg te horen dat wij 'oud-kolonialen' zijn en dat een trots volk als de Indiërs geen behoefte heeft aan bemoeizuchtige NGO's.
Even tevoren had hij de invitatiebrief van een medewerkster van een andere hulporganisatie voor haar ogen verscheurd.
Men weigerde mij een bussinessvisum en derhalve moest ik als medical director van XXX in YYY afreizen op een toeristenvisum.
Maar daarin staat uitdrukkelijk vermeld dat men geen werkzaamheden mag verrichten, zowel betaald als onbetaald.
Uiteraard werken wij, hoewel op vrijwillige basis en zonder honorarium, tijdens zo'n missie van de vroege ochtend tot de late avond ten behoeve van patiënten, die te arm zijn om zelf in de kosten van de ingrepen te voorzien. Dat wringt dus met de bepalingen van een toeristenvisum. De andere deelnemers aan de missie (Amerikanen, Canadezen en een Australiër) hadden van de Indiase ambassade in hun land wel het gebruikelijke zakenvisum gekregen.
Na een week kreeg ik dus te horen: 'You have violated Indian immigration rules, which is liable to prosecution', hetgeen inhield dat mij een gevangenisstraf boven het hoofd hing en ik waarschijnlijk de volgende dag zou worden gearresteerd. Ik heb dat niet afgewacht en heb dezelfde avond per vliegtuig het land verlaten.
U zult begrijpen dat ik, na vele malen in India voor humanitaire missies werkzaam te zijn geweest, geen behoefte heb er ooit weer heen te gaan.